Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing

TUGAS PURCHASING APA SAJA?

Berbeda dengan tanggung jawab, tugas yang dibicarakan disini adalah lebih kepada proses-proses yang akan menjadi tugas staff purchasing. Berikut adalah list tugas purchasing yang harus Anda tahu:

1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.

2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.

3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.

4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.

5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.

6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.

7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.

5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).

6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.

7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.

8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.

9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.

10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.

11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.

12. Melakukan review performa proses pembelian.

TANGGUNG JAWAB BAGIAN PURCHASING

Nah sekarang kita bicara tanggung jawab bagian purchasing. Apa aja sih tanggung jawab para profesional yang bekerja di bidang purchasing? Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika Anda bekerja menjadi purchasing staff:

1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli.
Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.

2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif.
Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.

3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu.
Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.

4. Menjaga hubungan baik dengan vendor.
Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.

5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu.
Ini cukup rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.

6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order.
Walaupun terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.